Privatpreise in der Physiotherapie kalkulieren

Preisgestaltung für Selbstzahler und privatversicherte Patienten

In den Facebook-Foren wird das Thema immer wieder lange und breit diskutiert: Wie gestalte ich meine Privatpreise? Welchen Hebungssatz nimmst du? Wie gehst du mit Privatversicherten um, die beihilfeberechtigt sind?

Das Thema „Wie gestalte ich meine Preise für meine Dienstleistung X“ wird, zumindest gefühlt, in keiner anderen Branche so intensiv diskutiert wie bei uns Heilmittelerbringern. Die Durchsetzung der Preise fällt zum teil schwer, da die Argumentation dazu passen muss. Dies ist vor allem auch für die angestellten Therapeuten von Relevanz! Ohne eine angemessene Preisgestaltung sind die Aussichten auf Gehaltssteigerungen nicht gerade rosig.

Kalkulation der Privatpreise

Die Frage der Preisgestaltung ist „eigentlich“ ganz einfach zu beantworten:

Meine Aufwendungen [Ausgaben im Jahr] geteilt durch meine zur Verfügung stehende Behandlungszeit [im Jahr] ergibt den Deckungsbeitrag.

Aufwendungen

Die Aufwendungen nehmt Ihr am besten aus eurer BWA vom letzten Jahr. Achtung(!) evtl. Abschreibungen müssen fairerweise rausgerechnet werden.

Behandlungsstunden

Die zur Verfügung stehenden Behandlungsstunden sind wichtig richtig zu kalkulieren. Der Therapeut steht i.d.R. ja keine 100% vom Jahr zur Verfügung.
Wochenstunden * [52 Wochen – Urlaub – Feiertage – Krankheit].
Für eine „grobe Kalkulation“ lässt sich sagen, dass der Arbeitnehmer nur zu 80 – 85% vom Jahr zur Verfügung steht.

Beispiel

Wir gehen mal von einer Praxis aus mit 2,5 Vollzeittherapeuten, und jährlichen Gesamtkosten von 150.000,- €

Die zur Verfügung stehenden Behandlungsstunden habe ich mit 75% berechnet:

  • 5 Wochen Urlaub
  • 1 Woche Krankheit
  • 2 Wochen Feiertage
  • 10% Behandlungsausfall

Um nur eine Kostendeckung zu erreichen, müsste für die Behandlungsminute 0,75 € berechnet werden. Das würde bei einer 20 minütigen Behandlungseinheit einen Preis von 15,08 € bedeuten.

Gewinn berechnen

Nun: Von Kostendeckung kann keine Praxis überleben. Es muss ein Gewinn erwirtschaftet werden um langfristig das Angebot auch sichern zu können.

Was Du für eine persönliche Gewinnmarge möchtest, obliegt mehreren Faktoren:

  • Deiner „Produktqualität“ und damit
  • Deiner Markposition
  • Der Konkurrenzsituation und
  • der Preisgestaltung der Konkurrenz
  • Alleinstellungsmerkmale (USP)
  • uvm.

Als „Faustformel“ kann man sagen, dass die Gewinnmarge nicht unter 50 % liegen sollte, da sonst die Praxis langfristig existenzielle Gefahren durch nicht gebildete Rücklagen ausgesetzt sein kann.

In der Wirtschaft wird bei nicht Konsumgütern eine Marge von 100% angestrebt. Ob das jeder für Sich durchsetzen kann, muss er anhand der o.g. Faktoren selbst bestimmen.

Individuelle Preise für meine Kunden?

Da die Preise für Privatpatienten Verhandlungssache sind, obliegt es natürlich jedem Praxisinhaber selbst, die Preise zu gestalten. So kann es u.U. natürlich im Sinne der Kundenbindung sein, dass man einem langjährigen Patienten einen Nachlass auf seine Privatpreise gewehrt. Auch im Rahmen einer sozialen Verantwortung kann es gegeben sein, dass man von seiner Preisliste abweicht. Dabei sollte aber immer die Kostendeckung sichergestellt sein und es sollte sich hierbei um Einzelfälle handeln.

Diese Frage tritt bei einer Gruppe von Patienten jedoch sehr regelmäßig auf

Beihilfeberechtige Privatpatienten

Die meisten Praxen, die nicht die Beihilfesätze ansetzen kennen die Diskussion mit den „Lehrern“ (hier stellvertretend genannt), wenn die Rechnung nicht vollständig von Ihrer Versicherung beglichen wird und Sie einen Eigenanteil zahlen sollen. Die Empörung ist meist groß. Wehe denen Inhabern, die sich schlecht auf diese Diskussion vorbereitet haben und „willkürlich“ Ihre Preise bestimmt haben.

Für die Diskussionen über die Preise, insbesondere mit den Beihilfepatienten gibt es drei entscheidende Argumente:

  1. Die Preise sind nicht willkürlich sondern obliegen einer Kalkulation. (Hoffentlich)
  2. Die Beihilfe ist eine Bei-Hilfe, welche als Unterstützung der Beamte gedacht ist. Sie stellt keine Kostendeckung sicher. Hierzu gibt es ein Schreiben des Bundesministerium des Inneren, welches am Ende der Seite zum Download zur Verfügung steht.
  3. Vertragspartner ist der Patient und die Praxis. Evtl. Regelungen mit der PKV des Patienten können wir Leistungserbringer weder wissen noch berücksichtigen.

Wir haben für diese Fälle ein Schreiben für unsere Patienten vorbereitet. Dies können Sie hier runterladen:

Download den Excelrechner

Exceldatei zur Berechnung von Stundenverrechnungssätzen für Privatleistungen im Rahmen der Physiotherapie. Oder: Was muss ich für einen Privatumsatz zur Kostendeckung und Gewinnmarge erwirtschaften?
Preis: 2,99 €

Gehaltsberechnung eines Physiotherapeuten

Was ist ein realistische Gehalt für einen Physiotherapeuten

In der letzten Woche sorgte der Eintrag zur Gehaltsberechnung in der Physiotherapie Deutschland Gruppe Facebook von Jürgen Pagel für Aufregung. Seine Aussage zu den Schülern, dass Sie 2.600 – 2.900,- € Gehaltsforderungen stellen sollen/können sorgte für einen Aufschrei und Irritationen. Zugegeben, auch meine erste Reaktion war: „Der kann offensichtlich nicht rechnen!“. Jürgen, dessen Beiträge ich in aller Regel sehr schätze, wollte mit dem Beitrag durchaus provozieren. Seine Intension, durch Druck der Arbeitnehmer, den Druck auf die Arbeitgeber zu erhöhen ist durchaus kontrovers zu diskutieren. Wären wir in der freien Marktwirtschaft, könnte ich mir überlegen den Preis für meine Dienstleistung anzuheben und damit die Mehrausgaben der Gehälter amortisieren. Dazu sind wir nicht in der Lage.

Der Beitrag hat aber auch gezeigt, dass es bei vielen Kollegen, sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern, der Bedarf besteht, die Berechnung eines Gehaltes zu erklären und zu diskutieren.

Das Gehalt ist vom Umsatz abhängig

Grundsätzlich muss man, berechnet man ein Gehalt welches sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer fair ist,  das Gehalt zu dem erwirtschafteten Umsatz des Mitarbeiters in Relation stellen.
Einfacher ausgedrückt: erwirtschaftet ein Mitarbeiter nur 5 €, kann ich Ihm keine 10 € bezahlen – logisch.

Vom Arbeitgeber verursachte Kosten gehören auch dem Arbeitgeber

Genauso verhält es sich mit den Kosten. Die Kosten eines Arbeitnehmers, entstehen dadurch, dass der Arbeitnehmer beschäftigt wird. Wäre er nicht in der Praxis beschäftigt, würden die Kosten nicht entstehen. Sie „gehören“ also zum Arbeitnehmer und müssen dort vom Umsatz abgezogen werden.

Zu diesen Kosten berechnet man:

  • Der Urlaubsanspruch
  • Arbeitsunfähigkeitstage (Krank)
  • Fortbildungskosten. Sowohl die Kosten selbst, als auch der evtl. Arbeitsausfall bei einer Freistellung.
  • Sozialabgaben
  • Steuern auf den Umsatz

Umsatzanteil für den Arbeitgeber

Und natürlich benötigt der Arbeitgeber seinen Anteil des Umsatzes. Hiervon zahlt der Arbeitgeber evtl. Ausstattung der Praxis, nicht behandelndes Personal (Reinigungskräfte, Rezeptionskräfte). Er schafft Rückstellungen für Zeiten, in denen Umsatz ausfällt (z.B. Krankheit) oder Neuanschaffungen getätigt werden müssen.

Am Ende möchte der Arbeitgeber, für das Risiko was er eingeht und trägt, auch einen Anteil für sich als Gewinn haben. Würde er diesen Anteil nicht einfordern, dann dürfte er keine Mitarbeiter einstellen. Für seine Risikobereitschaft verdient er seinen Anteil.

Berechnung des Gehalts

Jetzt aber Butter bei die Fische! Was kann ein Physiotherapeut verdienen und welche Faktoren muss ich berücksichtigen?

Ich gehe in meiner Kalkulation vom maximal möglichen Umsatz aus und ziehe dann die umsatzreduzierenden Faktoren ab. Am Ende habe ich sowohl ein realistisches Gehalt, als auch eine Kennzahl für den Zielumsatz des Mitarbeiters. Fällt der Arbeitnehmer, z.B. Quartalsweise betrachtet, unter seinen Zielumsatz muss Arbeitgeber und -nehmer reagieren. Woran liegt es und gibt es eine Erklärung? Nach der Analyse müssen evtl. Maßnahmen abgeleitet werden. Ist die Erklärung z.B. eine längere Erkrankung auf Grund eines Sportunfalls, dann lässt sich daran nichts ändern und fällt unter das Risiko als Arbeitgeber. Hierfür schafft er ja Rücklagen!

Gehen wir von einer Vollzeitstelle mit 40h die Woche aus. Ein Therapeut in einer normalen Praxisstruktur in westdeutschen Bundesländern, erwirtschaftet rund 46,- €/h bei einer 20 Minutentaktung. Diese Zahl kann variieren. Sie ist davon abhängig, wie die Verteilung der Heilmittel und der Privatpatientenanteil in der Praxis ist.

Möchtest Du wissen, wie der Umsatz von Dir oder deinem Mitarbeiter ist, nimmst Du die tatsächlich erbrachte Arbeitszeit am Patienten (Behandlungszeit) und teilst diese durch den erzielten Umsatz. Zugegeben – ohne Software ist die Zeit am Patienten nur sehr mühsam herauszufinden.

So kann also ein Arbeitnehmer, der keinerlei Pausen, Urlaub, Krankheit o.Ä. Unterbrechungen seiner Arbeitszeit hat, kann theoretisch 95.680,- € erwirtschaften. Dies ist natürlich völlig utopisch!

Ausfallzeiten

Wir müssen jetzt die Ausfallzeiten rausrechnen:

In den „umsatzreduzierenden Kosten“ werden die Arbeitsstunden für Urlaub, Krankheit, Teamsitzung und Terminausfälle pro Woche, die nicht kompensiert werden einkalkuliert. Solltet Ihr in der Praxis noch andere nicht-Therapie-Zeiten haben, z.B. Zeit für Dokumentation, Auffangen von Zeitverzug etc, können diese ebenfalls eingetragen werden.

Im Ergebnis sieht man in dem Beispiel: Von den eigentlichen 173,33 Arbeitsstunden im Monat steht er im Jahresschnitt lediglich 138,33 Stunden am Patienten und erwirtschaftet Umsatz. (Kaufmännische Berechnung der Monatsstunden ist nicht Wochenstunden x 4, sondern es wird über das Quartal verteilt. Wochenstunden x 13 (Wochen) / 3 (Monate). Eine andere Möglichkeit sind die Wochenstunden mit 4,3 zu multiplizieren.).
Der daraus zu erwirtschaftende Zielumsatz von 76.400,- € p.a. oder eben 6.360,- € im Monat kann als gute Richtung und/oder Zielvorgabe für den Mitarbeiter gelten.

In dem Zusammenhang ist es doch spannend, wie „teuer“ die wöchentliche Teamsitzung pro Mitarbeiter ist, oder? 2.400,- € Im Jahr, das entspricht, so viel kann ich schon verraten, 790 € bis 890 € Gehalt/Jahr!

… Was übrig bleibt

Jetzt haben wir einen Zielumsatz für den Mitarbeiter. Doch: Was kann ich Ihm davon jetzt ausbezahlen?

Der größte „Brocken“ sind in dieser Beispielrechnung die 60% Anteilige Praxiskosten, Steuern etc. Dies sollte als Arbeitgeber eigentlich der Zielwert sein. Zieht man die rund 35 – 40% Steuern und die Praxiskosten ab, sollten als Richtgröße mindestens 10.000,- € p.a. und Vollzeittherapeuten übrig bleiben. Hier bewegen wir uns gegenüber der freien Wirtschaft noch auf sehr niedrigem Niveau.

Zum Schluss noch die Arbeitgeberanteile der Sozialabgaben und man kommt auf ein Bruttolohn.

Wie man an dieser beispielhaften Rechnung sehen kann, ist der Bruttoverdienst für den angestellten Physiotherapeuten nicht gerade üppig. Wie kann er jetzt selbst sein Gehalt beeinflussen? Therapiefreie Zeit reduzieren.

Als Faustformel für meinen Lohnrechner kann man sagen, dass jeder erwirtschaftete Euro 0,33 € (60% AG Anteil) bis 0,37 € (55% AG Anteil) Gehalt ausmacht.

Sorgt der Arbeitnehmer also dafür, dass keine Lücken im Plan entstehen und keine Ausfälle kompensiert werden müssen, dann kann er bei den 2h die Woche also 130 € bis 150€ monatlich mehr verdienen.

Genauso verhält es sich mit den Ausfalltagen wie Urlaub, Krankheit oder Fortbildungen. Jeder Ausfalltag bedeutet 10 € mehr im Monat.

Die Stellschraube für Arbeitgeber und Nehmer gleichermaßen ist der Umsatz/h. Erhöht man diesen durch besser vergütete Leistungen (MT, KGG) oder schafft es durch sinnvolle Selbstzahlerangebote den Stundensatz zu erhöhen, hat dies einen großen Hebel.

Fazit

Der Gehaltsspielraum im Heilmittelbereich ist äußerst gering. Es müssen alle Kräfte – also Inhaber, Therapeuten und Rezeptionskräfte – gemeinsam dafür sorgen, dass der Plan lückenlos gefüllt ist. Nur so kann Umsatz erzielt werden.
Die Berechnung zeigt aber auch, dass der Arbeitnehmer einen großen Einfluss auf sein Gehalt nehmen kann. Ist er wenig krank, leistet hochpreisige Therapie (Selbstzahler z.B.), dann kann er direkt mehr verdienen.

An dem Beispiel kann man sehen, dass mit einer guten Praxisorganisation (nur 40Min Therapieausfall/Woche), zweiwöchigen Teamsitzungen und einen höheren Stundenumsatz (+19,6%) ein reales Gehalt von 2.700,- € gezahlt werden kann. Und das, das ist das Entscheidende, ohne dass sich der Arbeitgeber selbst betrügt und das Gehaltsplus aus der eigenen Tasche bezahlt hat.

Download Umsatz- & Gehaltsrechner

Excel Datei zur Berechnung von Umsatzberechnung und einem möglichen wirtschaftlichen Zielgehalt.
Preis: 9,90 €